BYLEI over de kunst van een bijzonder event

Een event dat klopt, begint volgens Lei en Lennart Willems met luisteren. Met BYLEI organiseren en ontwerpen ze evenementen die persoonlijk, verfijnd en, zoals Lei het zelf zegt, “verdomd goed” gemaakt zijn. Van bruiloften in Marrakesh tot bedrijfsjubilea voor honderden gasten. En waar anderen links afslaan, kijken zij graag wat er rechts te ontdekken valt. MASTERS spreekt de twee ondernemers over 120 procent geven, pionieren en waarom een acht voor hen simpelweg niet goed genoeg is.

Hoe is BYLEI ontstaan en hoe zijn jullie uiteindelijk samen gaan ondernemen?

Lei: “Ik ben ruim dertig jaar geleden begonnen. Ik werkte voor een aantal bedrijven, maar kwam er al snel achter dat als iedereen naar links wilde, ik toch het idee had dat rechts ook leuk kon zijn. Toen ben ik maar een keer naar rechts gegaan en voor mezelf begonnen.

In eerste instantie deed ik vooral marketingacties voor lokale verenigingen en horecabedrijven. Later is dat uitgegroeid tot een specialisatie in exclusieve evenementen. Daarnaast hebben we altijd veel gepionierd en pop-uplocaties gestart. Op een van die locaties kwam Lennart in 2013 bij ons werken.”

Lennart: “Daar heb ik een aantal jaren gewerkt. Daarna ben ik onder andere bij de Bijenkorf terechtgekomen, waar ik uiteindelijk manager herenmode in Eindhoven werd. Vanuit daar kwam Lei met het idee om weer samen iets op te bouwen.”

Lei: “Toen zijn we de locatie in Eindhoven begonnen waar we nu zitten. We combineerden het eventbureau met interieur, styling en een winkelfunctie. Uiteindelijk werden de events steeds groter. De winkel hebben we losgelaten, maar styling en vormgeving zijn gebleven. Dat is eigenlijk waar we nu zijn.”

En waar staat BYLEI vandaag de dag voor? Wat doen jullie precies?

Lei: “We hebben eigenlijk twee bedrijven die elkaar aanvullen. Met BYLEI organiseren we exclusieve evenementen. Daarnaast hebben we de studio, waar we de vormgeving voor onze eigen events onderbrengen, maar ook voor derden. Dat loopt van interieur en styling tot standontwerp en standbouw.

We werken in de basis met z’n tweeën, met daaromheen een grote groep specialisten. Afhankelijk van de opdracht schakelen we vakmensen in op het gebied van bijvoorbeeld communicatie, websiteontwikkeling en bloemen. Zo stellen we voor ieder event het juiste team samen.”

Wat voor soort events organiseren jullie?

Lei: “Zakelijk gaat het vooral om jubilea, bedrijfsfeesten en bedrijfsopeningen, maar bijvoorbeeld ook om productpresentaties of autolanceringen. Een congres met duizend man in een zaal is niet waar onze toegevoegde waarde zit.

Privé richten we ons op bijzondere momenten in iemands leven. Denk aan een bruiloft, een vijftigste of zestigste verjaardag, een huwelijksjubileum of gewoon het leven vieren. Dat doen we zowel in Nederland als in het buitenland.”

Hebben jullie binnen al die verschillende events stiekem een favoriet?

Lei: “Juist de diversiteit vinden we heel leuk, omdat iedereen weer iets anders wil. Uiteindelijk maakt het niet uit of je twintig mensen aan het huilen of lachen brengt, of duizend. Je creëert iets voor iemand waar diegene blij van wordt en een bijzondere herinnering aan overhoudt. Dat is eigenlijk het mooiste om te creëren.”

Waar zit volgens jullie die typische BYLEI-signatuur in?

Lei: “Aan de gastvrijheid en de finesse in de details. Je moet je als gast gezien voelen en eigenlijk nergens over na hoeven denken. Vanaf het moment dat je aankomt, moet alles kloppen.

Het is een beetje zoals bij een restaurant met een Michelinster: je wordt vanaf het eerste moment meegenomen in het hele verhaal. Zelfs een chagrijnige parkeerwacht kan daarin al het verschil maken.”

''Veel bedrijven of mensen vinden een acht al goed. Ik vind een acht helemaal niet goed''

Waar vullen jullie elkaar het beste in aan?

Lennart: “Dat is eigenlijk heel natuurlijk ontstaan. Lei heeft ruim dertig jaar ervaring en stippelt vooral de zakelijke en projectmatige kant uit. Ik ben vaak degene die vervolgens op zoek gaat naar de bijzondere invulling.

Als we bijvoorbeeld uniek entertainment nodig hebben, ga ik dat zoeken. Hetzelfde geldt voor een destination wedding. Je kunt altijd trouwen in een bekend hotel, maar misschien is er ergens een geweldige locatie op een berg waar nog nooit iemand geweest is. Dat soort plekken zoek ik graag uit. Lei kijkt vervolgens hoe we op zo’n locatie het complete plaatje kunnen neerzetten.”

Lei gaat graag rechts als de rest links gaat. Lennart, ga jij daar altijd zomaar in mee?

Lennart: “Lei heeft een heel creatief hoofd en ik kan daar heel ver in meegaan. Alleen komt er bij mij op een gegeven moment wel het punt waarop ik denk: oké, maar is het ook realistisch?

Heel veel dingen kunnen worden bedacht en gebouwd, maar het moet financieel ook haalbaar zijn. Ik ben dus wel degene die af en toe wat grenzen probeert aan te geven. Al gaan we uiteindelijk nog steeds vaak naar rechts hoor, waar de meesten naar links gaan.”

Stel, ik klop morgen bij jullie aan voor een event met tweehonderd gasten. Waar beginnen jullie?

Lei: “Met om de tafel zitten, het liefst persoonlijk. Dan hebben we eigenlijk duizend vragen. Waar is het event voor? Zit er een doelstelling achter? Wat zijn de wensen, het programma en de tijden? En natuurlijk het budget.

We willen ook weten wat iemand juist níét wil. Hoe duidelijker we de wensen, voorkeuren en afknappers in beeld hebben, hoe beter we een eerste ontwerp kunnen maken. Negen van de tien keer is dat eerste ontwerp, op een paar punten na, ook het definitieve ontwerp. Juist doordat we aan het begin zo goed luisteren.”

Jullie werken met veel verschillende mensen en leveranciers. Hoe zorgen jullie ervoor dat de kwaliteit overal hetzelfde blijft?

Lei: “Onze basis is dat wij verdomd goed willen zijn. En verdomd goed is bij ons 120 procent. Een opdrachtgever heeft vaak een verwachting van 100 procent en wij willen eigenlijk 20 procent beter zijn. Dus maken we een fout, dan zijn we nog steeds beter dan wat de opdrachtgever verwacht dat hij krijgt.

Veel bedrijven of mensen vinden een acht al goed. Ik vind een acht helemaal niet goed. Dan geef je eigenlijk toe dat je twee fouten mag maken. Wij vinden dat je eigenlijk een tien moet zijn om de verwachting minimaal te evenaren.

Daarom werken we ook met een vaste groep mensen om ons heen. We weten wat zij kunnen en zij kennen onze manier van werken. Zo proberen we de kwaliteit die we aan een opdrachtgever beloven ook echt overal terug te laten komen.”

Jullie zijn zelf altijd aanwezig op een event. Waarom is dat zo belangrijk?

Lennart: “Wij doen alle gesprekken met z’n tweeën, of proberen dat in ieder geval. Maar we zijn ook altijd aanwezig op het evenement. Bij een bruiloft heb je meestal een traject van een jaar met een bruidspaar. Daarin hebben we de leuke gesprekken, maar ook de moeilijke gesprekken. Er moeten keuzes worden gemaakt en je ontdekt achtergronden over waarom bepaalde levens zo gelopen zijn.

Dat nemen we mee in het evenement en kunnen we tijdens het event ook echt tot uitvoering laten komen. We proberen daarin vanaf de eerste gesprekken al net een stap verder te gaan.”

Marrakesh is inmiddels een belangrijke bestemming voor jullie. Wat zagen jullie daar wat anderen misschien nog niet zagen?

Lei: “Marrakesh hebben wij ontdekt als een hele gave omgeving waar je nog meer bijzondere events kunt realiseren. Veel mensen kijken naar Zuid-Europa, waar al heel veel gebeurt. Wij zeggen eigenlijk: vlieg nog een stukje verder en je hebt iets magisch.

Het is tegelijk een stad waar veel achter muren gebeurt. Aan de buitenkant zie je vaak niet hoe mooi de andere kant kan zijn. Wij zijn er inmiddels heel vaak geweest, hebben bijzondere plekken ontdekt en werken daar ook lokaal samen. Dat maakt het voor ons juist interessant.”

Wat maakt Marrakesh voor een event interessanter dan bijvoorbeeld Ibiza?

Lennart: “Ik denk als eerste aan de prijzen en daarnaast aan de gastvrijheid. Ibiza is heel erg gecommercialiseerd. Je hebt er fantastische venues en kunt er een heel vet event neerzetten, maar veel mensen hebben het inmiddels ook wel gezien.

In Marrakesh kun je mensen nog echt verrassen. Het is een totaal andere beleving en de stad ontwikkelt zich razendsnel. Je hebt er bijvoorbeeld villa’s met tien, vijftien of zelfs vijftig kamers. Daardoor kun je met een grote groep op één plek verblijven én daar het event organiseren. Dat maakt het heel bijzonder.”

''In Marrakesh kun je mensen nog echt verrassen''

Wanneer denken jullie na afloop zelf: ja, dit was écht geslaagd?

Lennart: “Een van de mooiste momenten voor mij was vorig jaar bij het afscheid van een bruidspaar in Marrakesh. We hadden vijf dagen bruiloft georganiseerd en ik had tranen in mijn ogen toen we afscheid namen. Zij hadden eigenlijk geen woorden voor hoe mooi het was.

Na vijf dagen moesten we die droom met elkaar afsluiten en ze waren zo dankbaar. Dat deed persoonlijk echt iets met mij. Dan besef je wel: wat hebben we dit mooi gedaan.”

Wat hebben jullie door de jaren heen geleerd over de samenwerking met een opdrachtgever?

Lei: “Communicatie is het allerbelangrijkste. Je moet een opdrachtgever meenemen in het hele proces. Wij zien een opdrachtgever eigenlijk als een partner, want je maakt zo’n evenement echt samen.

Daarom moet er ook een klik zijn. Wij willen graag opdrachten doen waar we energie van krijgen en werken met mensen met wie dat gevoel wederzijds is. Als die klik er niet is, wordt het heel lastig om samen iets bijzonders neer te zetten.”

Als jullie vooruitkijken, wat staat er de komende tijd op de agenda?

Lei: “Er komen weer een aantal mooie bruiloften aan en we werken aan verschillende events samen met The Duke, waar we onder andere als preferred styling partner bij betrokken zijn. 

Daarnaast organiseren we een groot bedrijfsevent voor zo’n zeshonderd mensen, gecombineerd met de zestigste verjaardag van de eigenaar. Dat vindt plaats in de bedrijfshal zelf. Ook zijn we bezig met een feest voor een advocatenkantoor en ligt er een aanvraag voor een corporate event in Marrakesh.”

Staat er nog een event op jullie wensenlijst?

Lei: “Taylor Swift laten trouwen, dat zou wel leuk zijn.”

Lennart: “Of iemand van het koningshuis.”

Lei: “Ja, dat zou ook mooi zijn. Misschien eerst een jubileum van Willem-Alexander en Máxima organiseren. Dan leren we de kinderen alvast kennen, haha.”

Nieuwsgierig naar meer? Ontdek BYLEI en hun projecten hier.